МИНИСТЕРСТВО РАЗВИТИЯ 
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЩЕСТВА 
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________ 2014 г.		№ ____________	
Об утверждении Положения о государственной информационной системе Калужской области «Электронная почта органов исполнительной власти Калужской области»

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Законом Калужской области «О государственных информационных системах Калужской области», постановлением Губернатора Калужской области от 21.12.2010 № 400 «О министерстве развития информационного общества Калужской области» ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Положение о государственной информационной системе Калужской области «Электронная почта органов исполнительной власти Калужской области» (прилагается). 

Министр	Д.О. Разумовский	

	Приложение к приказу 
министерства развития информационного
общества Калужской области
от «___ » ________ 2014  г. №_____

ПОЛОЖЕНИЕ
о государственной информационной системе Калужской области «Электронная почта органов исполнительной власти Калужской области»

1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет цели, задачи, особенности эксплуатации, структуру и порядок функционирования государственной информационной системы Калужской области «Электронная почта органов исполнительной власти Калужской области» (далее - СЭП). 
1.2.	В настоящем Положении используются следующие термины и понятия:
- администратор государственной информационной системы Калужской области «Высокоскоростная корпоративная информационно-коммуникационная сеть исполнительных органов государственной власти Калужской области» (далее -  ВКИКС) - должностное лицо, ответственное за организацию доступа к ресурсам ВКИКС;
- администратор локального сегмента ВКИКС - должностное лицо, ответственное за организацию доступа к ресурсам сегмента ВКИКС, к которому подключены пользователи;
- администратор СЭП – сотрудник оператора СЭП, непосредственно осуществляющий функции по управлению и обеспечению работы СЭП согласно п.7 настоящего Положения;
-	адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя, записываемый в следующем виде: Имя@adm.kaluga.ru, где «Имя» - это имя пользователя, а суффикс «adm.kaluga.ru» - зарегистрированное доменное имя для органов государственной власти Калужской области;
- антивирусные средства – программное обеспечение, позволяющее организовать поиск и уничтожение  вредоносного программного обеспечения на компьютерах пользователей;
-	Интернет - глобальная информационно-телекоммуникационная сеть; 
-	оператор СЭП – министерство развития информационного общества Калужской области;
- пользователи СЭП - органы государственной власти Калужской области, государственные органы Калужской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Калужской области, государственные учреждения Калужской области, а так же иные государственные организации Калужской области и территориальные органы федеральных органов государственной власти (далее – органы власти и организации);
-	почтовый сервер - информационно-коммуникационный сервис ВКИКС, включающий в себя почтовые службы и средства администрирования, позволяющие содержать почтовые ящики пользователей, хранить и производить обмен почтовыми сообщениями;
-	почтовое сообщение - электронное сообщение, передаваемое через информационно-телекоммуникационные сети от отправителя к получателю, которое состоит из служебной информации (адрес отправителя, адрес получателя, тема и т.д.), текста сообщения (может отсутствовать) и вложенных файлов (могут отсутствовать);
-	почтовый ящик - располагаемое на почтовом сервере электронное хранилище почтовых сообщений, поступающих на ассоциированный с этим почтовым ящиком адрес электронной почты;
-	рабочее место СЭП - рабочее место имеющее доступ к СЭП через ВКИКС либо Интернет;
-	электронная подпись (ЭП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной  подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
-	электронная почта - сетевая служба, построенная на открытых и стандартных протоколах (POP3/SMTP/SMIME), позволяющая пользователям обмениваться информацией без применения бумажных носителей, с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные информационно-телекоммуникационные сети, в том числе с применением электронной цифровой подписи;
-	Web - портал (сервер, сайт) - совокупность связанных между собой информационных ресурсов, предназначенных для просмотра через Интернет и/или ВКИКС с помощью специальных программ (WEB-браузеров или аналогичных).

2. Структура СЭП
2.1.	СЭП представляет собой комплекс программных и технических средств, обеспечивающий передачу сообщений по стандартным для сети Интернет протоколам передачи данных и позволяющий отправлять, получать, контролировать доставку и прочтение адресатом почтовых сообщений. 
2.2.	СЭП используется для обмена почтовыми сообщениями как в пределах ВКИКС, так и со сторонними почтовыми серверами, расположенными в сети Интернет.
2.3.	 Адреса электронной почты, предоставляемые пользователям для информационного обмена, формируются в соответствии с п. 2 Регламента использования государственной информационной системы Калужской области «Электронная почта органов исполнительной власти Калужской области» (приложение к настоящему Положению) (далее - Регламент) и подразделяются на категории:
-	официальные адреса электронной почты органов власти и организаций, указываемые на их официальных бланках;
-	адреса электронной почты, предоставляемые  структурным подразделениям органов власти и организаций;
-	адреса электронной почты, предоставляемые работникам органов власти и организаций.

3. Порядок предоставления доступа к СЭП
3.1.	Доступ пользователей к СЭП предоставляется только для выполнения должностных обязанностей.
3.2.	Подключение пользователей к СЭП осуществляется на основании писем-заявок руководителей органов власти и организаций, направляемых в адрес оператора СЭП.
Письмо-заявка оформляется на бланке заявителя в соответствии с п.3 Регламента.
3.3.	Полученное министерством письмо-заявка передается администратору СЭП, который обязан:
-	в случае соответствия заявки Положению и Регламенту обеспечить предоставление доступа к СЭП;
-	в случае несоответствия заявки Положению и Регламенту направить отказ с указанием причины.

4. Авторизация пользователей СЭП
4.1.	В соответствии с письмом-заявкой для каждого пользователя СЭП во ВКИКС создается учетная запись, основными реквизитами которой являются имя пользователя, пароль и адрес электронной почты. Реквизиты учетной записи передается заявителю, направившему письмо-заявку. Ответственным за ведение реестра учетных записей пользователей ВКИКС является администратор ВКИКС.
4.2.	Администратор соответствующего локального сегмента ВКИКС конкретного пользователя является ответственным за ведение списка учетных записей работников пользователя.
4.3.	После получения учетной записи администратор сегмента ВКИКС уведомляет пользователя о присвоенном ему адресе электронной почты и реквизитах доступа.
4.4.	Пользователь СЭП не должен сообщать пароль к своему почтовому ящику другим лицам.
4.5.	С целью организации хранения корреспонденции на рабочем месте СЭП рекомендуется использовать клиентские почтовые программы, настройки которых производятся в соответствии с п.4 Регламента.

5. Систематизация данных об электронных адресах пользователей СЭП
5.1.	На основании писем-заявок на подключение к СЭП администратор СЭП ведет список учетных записей пользователей.
5.2.	Администратор сегмента ВКИКС содержит в актуализированном состоянии список учетных записей работников соответствующего пользователя. В случае прекращения использования учетной записи, администратор ВКИКС (сегмента ВКИС) обязан сообщить об этом администратору СЭП. Администратор СЭП, в свою очередь, удаляет такую учетную запись с почтового сервера, без сохранения информации, хранящейся в почтовом ящике.
5.3. Для удобства переписки между пользователями в клиентском программном обеспечении СЭП используется электронная адресная книга, включающая сведения об адресах электронной почты получателей и отправителей корреспонденции. Адресная книга пользователя ведется пользователем самостоятельно.
Глобальная адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, актуализируется администратором СЭП на почтовом сервере.
 
6. Порядок эксплуатации СЭП
6.1.	Эксплуатация СЭП заключается в приеме и передаче сообщений электронной почты, использовании сервисных возможностей клиентского программного обеспечения рабочего места СЭП. 
6.2.	Эксплуатацию СЭП осуществляют пользователи в соответствии с приведенным ниже порядком эксплуатации СЭП.
6.3.	При эксплуатации официальных адресов электронной почты, а так же электронных адресов структурных подразделений пользователи обязаны: 
-	назначить ответственное лицо за эксплуатацию официального электронного адреса пользователя;
-	проверять содержимое почтового ящика не реже двух раз в день;
-	обеспечивать учет и регистрацию поступивших и отправляемых сообщений;
-	обеспечивать сохранение электронных версий поступивших и отправляемых сообщений в собственной базе входящих и исходящих сообщений.
6.4.	При подготовке почтовых сообщений, отправляемых с адресов электронной почты, к пользователям СЭП предъявляются следующие требования:
-	для отправки почтового сообщения документ оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов (в соответствии с требованиями делопроизводства);
-	допускаются следующие форматы вложенных файлов: *.txt, *.doc(х), *.xls(х), *.pdf, *.zip, *.7z, *.rar. По согласованию с получателями информации допускается использование других форматов;
-	присоединенные файлы рекомендуется архивировать в формат *.zip, *.7z, или *.rar.
6.5.	Предназначенная для пользователя корреспонденция хранится в соответствующем почтовом ящике на почтовом сервере. Для почтовых сообщений существуют следующие ограничения:
-	совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовом ящике руководителя, заместителей и помощников руководителя пользователя, не должен превышать 2000 мегабайт;
-	совокупный объем сообщений, хранящихся на сервере в почтовом ящике иных работников пользователя, не должен превышать 20 мегабайт для каждого;
-	срок хранения сообщений на сервере в почтовых ящиках должен составлять не более 30 дней.
6.6.	При эксплуатации клиентского программного обеспечения пользователи СЭП обязаны использовать в качестве клиентского почтового программного обеспечения средства, совместимые с протоколами электронной почты (POP3/SMTP/SMIME), используемые в СЭП.
6.7.	При использовании СЭП пользователи обязаны:
-	не допускать пересылку по электронной почте информации, не относящейся к служебной деятельности;
-	не осуществлять передачу любого программного обеспечения посредством электронной почты;
-	в случае неполадок, при обнаружении неисправностей или попыток несанкционированного доступа незамедлительно сообщать администратору СЭП.
6.8.	Администратор ВКИКС (сегмента ВКИКС) обязан:
-	использовать лицензионные клиентские почтовые программы;
-	обеспечить функционирование клиентского почтового программного обеспечения;
-	вести список учетных записей пользователей СЭП.

7. Администрирование СЭП
7.1.	Администрирование СЭП осуществляет администратор СЭП.
7.2.	Под администрированием СЭП понимается:
-	подключение/отключение учетных записей пользователей и их регистрация в СЭП;
-	обеспечение работоспособности серверных технических средств и серверного программного обеспечения СЭП;
-	обеспечение сохранности электронной почты путем резервного копирования и восстановления при сбоях.
7.3.	Администратор СЭП имеет право:
-	запретить пользователю доступ к СЭП при нарушении пользователем требований настоящего Положения;
-	уничтожить невостребованную корреспонденцию при превышении срока ее хранения в почтовом ящике или превышении установленного объема сообщений в почтовом ящике.
7.4.	Администратор СЭП обязан:
-	организовать подключение пользователей к СЭП в соответствии с порядком предоставления доступа к СЭП, изложенного в пункте 3 настоящего Положения;
-	обеспечить работоспособность и правильность эксплуатации технических средств и программного обеспечения СЭП;
-	обеспечить сохранность электронной почты путем ежесуточного резервного копирования и восстановления при сбоях;
-	оказывать администраторам ВКИКС  консультационную помощь по техническим вопросам организации доступа к СЭП;
-	информировать руководителей пользователей о нарушениях требований настоящего Положения и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе СЭП.
7.5.	В обязанности администратора СЭП не входит обучение пользователей работе с клиентским программным обеспечением.

8. Обеспечение безопасности СЭП
8.1.	СЭП предназначена для передачи только открытой информации. Использование СЭП для обмена информацией, отнесенной к категории ограниченного доступа, запрещается.
8.2.	Все передаваемые и принимаемые по электронной почте файлы пользователь обязан проверить антивирусными средствами.

9. Использование электронной подписи 
9.1.	ЭП в почтовом сообщении равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011  № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
9.2.	Применение ЭП в СЭП возможно только при использовании пользователем клиентских почтовых программ, поддерживающих функции ЭП.
9.3.	В СЭП подписывать почтовые сообщения ЭП имеют право уполномоченные лица пользователей в пределах своих должностных обязанностей, отраженных в должностных регламентах, либо уполномоченные лица, назначенные приказами руководителей пользователей.
9.4.	Для организации обмена почтовыми сообщениями, подписанными ЭП, в пределах СЭП необходимо получение сертификата ключа проверки электронной подписи и ключа электронной подписи. 
9.5.	Создание/проверка ЭП в почтовом сообщении осуществляется средствами криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ России.

10. Контроль и ответственность
10.1.	СЭП построена на открытых и стандартных протоколах (POP3/SMTP), которые не являются средством гарантированной доставки информации. С целью проверки успешной доставки электронного сообщения необходимо использовать предусмотренную почтовым программным обеспечением систему уведомлений о принятии сообщений.
10.2.	В случае нарушений пользователями требований настоящего Положения предоставление им доступа к СЭП может быть приостановлено или прекращено.
10.3.	Пользователи, администраторы ВКИКС и администраторы СЭП несут ответственность за полноту и своевременность выполнения требований, предъявляемых к ним настоящим Положением, в соответствии с действующим законодательством.

Приложение 
к Положению о государственной
 информационной системе 
Калужской области «Электронная почта 
органов исполнительной власти 
Калужской области»

Регламент 
использования государственной информационной системы Калужской области «Электронная почта органов исполнительной власти 
Калужской области»

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент разработан в целях установления единого порядка использования государственной информационной системы Калужской области «Электронная почта органов исполнительной власти Калужской области» (далее – СЭП) пользователями СЭП.
1.2. Настоящий Регламент призван обеспечить бесперебойную работу и эффективное использование СЭП в интересах деятельности пользователей.
1.3. Настоящий Регламент не определяет порядок работы с документами, направляемыми и получаемыми по СЭП.
1.4. Каждый работник пользователя обеспечивается личным почтовым ящиком в СЭП и использует его в рамках выполнения своих должностных обязанностей. 

2.	Схема формирования адреса электронной почты на почтовом сервере органов государственной власти Калужской области

Адрес электронной почты имеет определенную форму и состоит из двух частей, разделенных символом @: Имя@adm.kaluga.ru, где «Имя» - это имя пользователя, а суффикс «adm.kaluga.ru» - зарегистрированное доменное имя для органов государственной власти Калужской области.
Адреса электронной почты подразделяются на категории:
-	официальный адрес электронной почты пользователя. В «Имени» адреса электронной почты рекомендуется использовать краткое название пользователя (пример: mininf@adm.kaluga.ru – министерство развития информационного общества Калужской области). Создается по необходимости и усмотрению руководителя пользователя;
-	адрес электронной почты структурного подразделения пользователя. В «Имени» адреса электронной почты рекомендуется использовать краткое наименование структурного подразделения пользователя, отделенное точкой от краткого наименования пользователя (пример: otdis.mininf@adm.kaluga.ru - отдел инфраструктуры и связи министерства развития информационного общества Калужской области). Создается по необходимости и усмотрению руководителя пользователя;
-	 адрес электронной почты работника пользователя. В «Имени» адреса электронной почты рекомендуется использовать фамилию и инициалы работника, отделенные символом подчеркивания (пример: ivanov_sp@adm.kaluga.ru – Иванов С.П.). 
	Адрес электронной почты записывается латинскими буквами и не должен содержать пробелов. Осуществить перевод русских букв в латинские можно при помощи системы транслита, например, на сайте http://www.translit.ru. 

3.	Заявка на создание адресов электронной почты на почтовом сервере органов государственной власти Калужской области

Письмо-заявка оформляется на бланке пользователя и в обязательном порядке должна содержать следующую информацию: фамилия имя и отчество (при наличии) сотрудника полностью; занимаемая должность; название подразделения (отдела), в котором работает сотрудник (приложение к Регламенту).

4. Настройки клиентских почтовых программ для почтового 
сервера органов государственной власти Калужской области

4.1.	При доступе из сети ВКИКС.
4.1.1.	Адрес почтового сервера органов государственной власти Калужской области (MS Exchange, POP3, SMTP) в сети ВКИКС: thor@adm.kaluga.reg или 10.0.3.86.
4.1.2.	Порт сервера входящих сообщений POP3:
- для открытого соединения: 110;
- для защищенного соединения: 995.
4.1.3.	Порт сервера исходящих сообщений SMTP
- для открытого соединения: 25;
- для защищенного соединения: 465.
4.2.	 Подключение через Web-интерфейс.
Подключение через Web-интерфейс возможно как из ВКИКС, так и через сеть Интернет. Для подключения к почтовому серверу в адресной строке web-браузера необходимо ввести следующий адрес: https://thor.admoblkaluga.ru/owa.

Приложение к Регламенту 
использования государственной информационной 
системы Калужской области «Электронная почта
органов исполнительной власти Калужской области»

В министерство развития информационного 
общества Калужской области

Прошу создать электронные почтовые ящики для следующих сотрудников
______________________________________________________________________:
(наименование пользователя)

Фамилия, имя и отчество (полностью)	Должность	Структурное подразделение, в котором работает сотрудник	

 	 	 	
*	*	*	

_________________    		
            (должность)                    	(подпись, ФИО)