Управление записи актов гражданского состояния

25.06.2010

Областной смотр-конкурс на лучшую организацию работы по формированию и хранению архивного фонда органов ЗАГС Калужской области

 

Положение об областном смотре-конкурсе на лучшую организацию работы по формированию и хранению архивного фонда органов ЗАГС Калужской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок проведения областного смотра-конкурса на лучшую организацию работы по формированию и хранению архивного фонда органов ЗАГС Калужской области (далее - смотр-конкурс).

1.2. Целями проведения смотра-конкурса являются:

- совершенствование работы с архивным фондом органов ЗАГС Калужской области (далее – органы ЗАГС);

- улучшение условий хранения, формирования, учета и использования архивных документов регистрации актов гражданского состояния;

- улучшение качества и культуры обслуживания населения;

- выявление и стимулирование лучших сотрудников;

- обеспечение стабильности профессионального состава кадров.

1.3. Основными принципами организации и проведения смотра-конкурса являются: создание равных стартовых условий для всех участников, гласность, единство требований и объективность оценки участников смотра-конкурса.

2. Порядок проведения смотра-конкурса

2.1. В смотре-конкурсе принимают участие органы ЗАГС.

2.2. Организацию и проведение конкурса осуществляет управление ЗАГС Калужской области.

2.3. Смотр-конкурс проводится в три этапа:

- первый этап: заочный (до 01.08.2010) – представление руководителями органов ЗАГС аналитического обзора о состоянии архивного фонда соответствующего органа ЗАГС (далее — аналитический обзор);

- второй этап: выездной (01.08.2010-01.11.2010) – выезд членов жюри в органы ЗАГС в соответствии графиком, утвержденным начальником управления ЗАГС Калужской области;

- третий этап (ноябрь 2010): подведение итогов и награждение победителей.

2.4. Для проведения смотра-конкурса и подведения его итогов создаются оргкомитет и жюри. Состав оргкомитета и жюри утверждается начальником управления ЗАГС Калужской области. В жюри могут быть включены представители органов исполнительной власти, учебных заведений, общественных и иных организаций.

2.5. Оргкомитет осуществляет следующие функции:

- обеспечивает подготовку и проведение смотра-конкурса;

- разрабатывает оценочную таблицу по критериям, указанным в п. 3.2;

- подготавливает график выезда членов жюри в органы ЗАГС;

- обеспечивает решение иных вопросов, связанных с организацией и проведением смотра-конкурса.

2.6. Жюри осуществляет следующие функции:

- проводит анализ представленных аналитических обзоров;

- оценивает с выездом на место организацию работы по формированию и хранению архивного фонда участников смотра-конкурса;

- подводит итоги смотра-конкурса, определяет победителей.

3. Условия проведения смотра-конкурса

3.1. В представленном на смотр-конкурс аналитическом обзоре отражается следующая информация:

- о материально-техническом оснащении помещения архива;

- о сохранности архивного фонда;

- об организации работы по формированию и хранению архивного фонда;

- об обслуживании населения;

- о работе по созданию электронного архива;

- о задачах по совершенствованию работы по формированию и хранению архивного фонда.

3.2. При оценке организации работы по формированию и хранению архивного фонда учитываются следующие критерии:

- материально-техническое оснащение;

- соблюдение режима хранения актовых книг;

- оборудование рабочего места для работы в архиве и приема посетителей;

- оформление информационных стендов;

- наличие описи архивного фонда и справочно-поискового материала к актам гражданского состояния;

- соблюдение требований по формированию книг актов гражданского состояния (подборка и брошюровка записей, оформление титульных листов, оглавлений, внутренних описей, заверительных листов, корешков книг согласно принятым обозначениям);

- состояние и качество переплета книг актов гражданского состояния;

- состояние учета и хранения бланков свидетельств государственной регистрации актов гражданского состояния;

- создание электронного архива (объем и регулярность пополнения);

- порядок регистрации письменных обращений граждан, учреждений и организаций, соблюдение сроков исполнения;

- соблюдение сроков передачи вторых экземпляров записей актов гражданского состояния в архив управления ЗАГС Калужской области.

4. Подведение итогов смотра-конкурса

4.1. Победители смотра-конкурса – участники, занявшие 1, 2, и 3 место, определяются по сумме баллов в соответствии с оценочной таблицей по критериям, указанным в п. 3.2 настоящего Положениия.

4.2. Победители смотра-конкурса награждаются дипломами и призами.

4.3. Результаты смотра-конкурса оформляются протоколами заседания жюри, на основании которых издается соответствующий приказ управления ЗАГС области.

4.4. Результаты смотра-конкурса публикуются в средствах массовой информации.

5. Финансирование смотра-конкурса

5.1. Расходы по организации и проведению смотра-конкурса осуществляются за счет средств областного бюджета и иных источников в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.